Jak koordinovat práci v marketingové agentuře?
Čím víc lidí v agentuře je a čím víc klientů máte, tím důležitější je pro její správné fungování nastavit množství procesů, pečlivě rozdělit kompetence v týmu, mít zvládnuté řízení úkolů a systém jejich rozdělování, efektivně komunikovat a odbavovat veškerou pracovní agendu. Přinášíme vám tipy, jak zefektivnit práci vaši i vašich kolegů.
5 kroků pro efektivní organizaci práce
Agentura je jako nikdy nekončící úkolníček s povinnostmi. Máte sice definované konkrétní firemní cíle a strategii, jak jich dosáhnout, ale přesto se častokrát stane, že nevíte, kam dřív skočit a den by měl mít alespoň 48 hodin? Pak je možné, že byste měli zefektivnit organizaci práce i řízení projektů a úkolů. Zapřemýšlejte nad následujícími oblastmi – je u vás ve firmě všechno v pořádku, nebo by to chtělo update?
1. Máte jasná pravidla pro fungování týmu?
Mezi nejpodstatnější oblasti organizace práce v podniku patří rozdělení kompetencí v týmu a definovaná řešení pro konkrétní potíže. Ví každý člen týmu, za co má odpovědnost? S kým se může poradit ohledně organizace práce nebo komu může pokládat dotazy na zpracovávané zadání? A jakou variantu komunikace má zvolit, aby odpověď od kolegy dostal co nejrychleji?
Pro předcházení zmatkům vytvořte procesní knihu s radami pro všechny zaměstnance i pro konkrétní oddělení (mohou mít procesy a řízení úkolů nastavené trochu jinak).
2. Ví každý, co má dělat, jak dlouho a kdy má mít hotovo?
Máte nastavené procesy, jak hlídat, že všichni zaměstnanci pracují na konkrétních úkolech a mají přiměřené množství práce? Nemělo by se stávat, že jeden zaměstnanec nestíhá a druhý se nudí. Pro efektivní řízení projektů a úkolů by mohlo pomoci ke každé činnosti přidělit časový limit pro splnění. Zaměstnanci by také měli mít perfektní přehled o tom, jaké úkoly je potřeba upřednostnit a které mohou odsunout na jindy. I k tomu agenturám pomáhají aplikace pro řízení projektů.
3. Efektivní komunikace eliminuje zmatky a zefektivní čas
Pro organizaci práce a řízení úkolů i projektů je klíčová interní komunikace. Mají zaměstnanci k dispozici vhodné nástroje pro efektivní pracovní komunikaci? Využíváte kromě e-mailu i chatovací aplikaci? Po e-mailech toho sice vyřídíte hodně, ale pokud si s kolegy na jedno téma postupně vyměníte několik důležitých zpráv, můžete uplést nepřehledně dlouhé e-mailové vlákno, ve kterém bude složitější zpětně informace vyhledat.
Pokud využíváte aplikaci pro řízení projektů, která má v sobě integrovaný i chat, komunikace je často mnohem jednodušší. Vyhráno máte, pokud jde chat propojit s projekty v projektovém nástroji a lze v něm vyhledávat podle klíčových slov.
4. Máte všechny procesy na jednom místě?
Váš software pro řízení projektů vám umožňuje řídit projekty a spravovat úkoly na jednom místě. Ale co kalendář schůzek, výkazy, fakturace a reporty? Čím víc aplikací máte, tím víc se „naběháte“ a ztrácíte čas – a čas jsou peníze. Ideální je používat pro co největší množství firemní agendy jednu aplikaci, kde vyřešíte většinu pracovních věcí a nebudete muset přeskakovat do několika aplikací potřebných pro řízení projektů.
5. Agilní řízení projektu – zvažte, zda pro vás není vhodné
Agilní řízení projektů je prakticky opakem klasického řízení projektů a je to způsob spolupráce, na který většina agentur není zvyklá. U agilního projektového řízení je extrémně důležitá otevřená a intenzivní spolupráce v týmu. Členové týmu vymyslí vizi a plán, jak klientovi odevzdat kvalitní práci – rozsah projektu ale většinou není na začátku známý, protože jeho definování je součástí procesu stejně jako určení výsledného projektu.
Oproti běžné praxi projektového řízení jsou všichni v týmu vzájemně zastupitelní, protože nemají určené role – pracují na všem společně a zároveň si sami organizují práci. Zároveň se hotové části úkolu průběžně ukazují klientovi, aby měl tým aktuální zpětnou vazbu pro další práci. Agilní řízení projektů může být oproti tradičním firemním procesům rychlejší a mělo by firmě přinést schopnost rychlé reakce na změny a vyšší efektivitu. Určitě se ale nehodí pro každou firmu a každý projekt.
Nepodceňujte efektivní koordinaci práce
Čím víc se firma rozrůstá (ať už počtem zaměstnanců nebo třeba obratem), tím jsou úpravy firemních procesů důležitější a zároveň složitější. Přesto byste se jim neměli vyhýbat. Bez správného nastavení řízení projektů vás nefunkční procesy budou stát drahocenný čas a peníze a firma začne stagnovat. A tomu je lepší předcházet.
Zdroj náhledové fotografie: wee dezign / Shutterstock.com
